Kørselsregnskab – hvad er et kørselsregnskab?

Hvem kan få kilometerpenge

Du kan få kilometerpenge ved kørsel i egen bil i arbejdstiden.

Kørselsregnskabet er dit bevis på, hvor mange penge, du skal have fra din arbejdsplads som godtgørelse for al den kørsel, der er sket i erhvervsmæssig sammenhæng. Det kan eksempelvis være turen i egen bil fra arbejdspladsen og ud til en kunde.

Kilometerpenge 2020

Hvor meget er kilometerpenge?

Statens takst for kilometerpenge er i 2020:

• 3,52 kroner pr. kilometer (op til 20.000 kilometer pr. år).
• 1,96 kroner pr. kilometer (over 20.000 kilometer pr. år).

Statens takst for kilometerpenge var i 2019:

• 3,56 kroner pr. kilometer (op til 20.000 kilometer pr. år).
• 1,98 kroner pr. kilometer (over 20.000 kilometer pr. år).

Læs mere om Statens kilometerpenge takster på SKATs hjemmeside under punktet “Satser for skattefri kørselsgodtgørelse”.

Hvordan beregner man kilometerpenge?

Man beregner kilometerpenge ved at tage antal erhvervsmæssige kilometer ganget med satsen for godtgørelse per kilometer.

Eksempel på beregning af kilometerpenge:

Har du kørt 21.000 kilometer er dit fradrag på (20.000 x 3,52) + (1000 x 1,96) = 72.360 kroner.

SKATs krav til kørselsregnskab

Det er vigtigt at dit kørselsregnskab lever op til SKATs krav for dokumentation. Ellers kan det være at de ikke godkender regnskabet. Reglerne er dog ikke så svære at overholde.

Hvad skal et kørselsregnskab indeholde?

Et kørselsregnskab skal indeholde følgende elementer:

• Kørslens erhvervsmæssige formål
• Startpunkt for kørslen (kan være GPS-koordinater eller en adresse)
• Destination for kørslen, og eventuelle stop undervejs (kan være GPS-koordinater eller en adresse)
• Dato for kørslen
• Distancen der er kørt i antal km.
• Beregning af kilometerpenge efter satser
• Kørslen skal være i medarbejderens egen bil (Noter: Medarbejderens navn, CPR-nummer og nummerplade)

Læs mere om SKATs krav til dokumentation her

Manuel kørebog

Du bestemmer selv om du vil føre en manuel kørebog eller en elektronisk kørebog. Der findes heller ikke en bestemt skabelon eller skema du skal benytte. Men SKAT anbefaler at man bruger den samme systematik fra gang til gang. Hvis du derfor ønsker at føre dit kørselsregnskab i Excel kan du sagtens det. For at føre en manuel kørebog skal dine medarbejdere udfylde en køreseddel for hver kørsel, som så skal afleveres og tastes ind i systemet.
Hos SKAT kan du finde skemaer til manuel indtastning af kørselsafregning. Download et skema her

Med de muligheder der findes i dag er det dog langt lettere at føre en elektronisk kørebog med et GPS baseret system, så der er mindre risiko for fejl.

Elektronisk kørebog

Med en elektronisk kørebog skal medarbejderne ikke udfylde køresedler, men kørslen bliver automatisk registreret.

Hvordan virker en elektronisk kørebog

En elektronisk kørebog virker sådan at du med en app automatisk registrerer din kørsel f.eks. ved hjælp af din smartphones GPS.

Der findes forskellige løsninger på elektroniske kørebøger på markedet. Milage book app har en løsning hvor du ved hjælp af et bluetooth signal (fra f.eks. bilradioen, dit trådløse headset eller en Mileage Book iBeacon) automatisk forbinder Mileage Book app’en når du starter bilen. Start og slut koordinater, samt antal kilometer registreres så helt automatisk.
En anden populær app er Driversnote.
Med Driversnote bliver din rute automatisk gemt ved hjælp af telefonens GPS, mens du kører.

e-conomic tilbyder integration til flere forskellige apps til tidsregistrering og digitalisering af dit kørselsregnskab. Med e-conomic modulet Projektstyring kan du nemt registrere al kørsel via din smartphone. Hvis du ikke har en smartphone, så er der altid mulighed for at anvende de traditionelle ugesedler, der kan skrives direkte ind i e-conomic.

Hvad er 60 dages-reglen?

60 dages-reglen er et krav fra SKAT, der skal opfyldes før man kan kalde kørslen for erhvervskørsel.

60 dages-reglen siger at kørsel fra din bopæl til din arbejdsplads i højest 60 arbejdsdage indenfor 12 måneder kan kaldes erhvervskørsel.

Kørselsgodtgørelse for selvstændige

Hvis du er selvstændig erhvervsdrivende i en enkeltmandsvirksomhed eller I/S kan du ikke udbetale kilometerpenge eller kørselsgodtgørelse direkte til dig selv. I stedet skal du bogføre din kørsel i egen bil som et skattefradrag i dit regnskab.

Hvis du har behov for at få dækket de udgifter du har haft på kørslen skal du gøre dette som en privat hævning i dit regnskab.

Kilometerpenge bliver altså altid udbetalt til dig af en arbejdsgiver. Som selvstændig kan du ikke få kilometerpenge. Er du ikke selvstændig og får du ikke kørselsgodtgørelse af din arbejdsgiver kan du i stedet få befordringsfradrag.

Hvad er befordringsfradrag?

Befordringsfradrag er det kørselsfradrag lønmodtagere med et fast arbejdssted kan trække fra i SKAT på deres selvangivelse.

Reglerne for denne form for befordringsgodtgørelse er anderledes fra dem beskrevet i denne artikel om kørselsregnskab og bør ikke forveksles.

Hvornår kan man få kørselsfradrag?

Man kan få kørselsfradrag hvis man har mere end 12 km til sit arbejde.

Læs mere om hvordan du beregner kørselsfradrag hos SKAT