Elektronisk faktura - hvad er en elektronisk faktura?

Når der er tale om elektronisk fakturering drejer det sig ikke om en faktura sendt som en PDF-fil. - Selvom PDF-filen er digital og sendes online. Elektroniske fakturaer sendes derimod i et standardiseret struktureret elektronisk format som f.eks. OIOUBL.

Hvad betyder e-faktura?

E-faktura betyder elektronisk faktura og er en ofte brugt forkortelse for en faktura, der sendes digitalt.

Hvordan fungerer e-faktura?

E-fakturaer fungerer sådan, at din faktura sendes eller modtages digitalt. Det sker via et EAN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer. Nummeret fungerer som en unik, elektronisk postkasse.

Ikke to virksomheder har samme nummer. Elektronisk fakturering er derfor mere sikkert end udveksling af forretningsdokumenter via post eller e-mail.

Med elektronisk fakturering er du også bedre sikret imod fakturasvindel. E-fakturaer sendes nemlig som krypteret data, som aflæses af dit regnskabsprogram. I modsætning til PDF-filer, som ikke sendes krypteret.

Samtidig kræver det mindre manuelt arbejde at modtage e-fakturaer, end at modtage en faktura i en e-mail eller som brevpost. E-fakturaer lander direkte i dit regnskabsprogram, hvor de nemt kan behandles. E-fakturaer sendes nemlig i et format som regnskabsprogrammet allerede kender og nemt kan håndtere. Elektronisk fakturahåndtering sparer dig dermed tid og manuelt tastearbejde.

Hvordan sender du en elektronisk faktura

Du sender en elektronisk faktura ved hjælp af NemHandel.

NemHandel kan være automatisk integreret i dit regnskabsprogram, som er tilfældet i e-conomic. Er NemHandel ikke integreret kan du manuelt udfylde en online fakturablanket hos virk.dk eller sproom.net

Send elektronisk faktura til det offentlige

Når du skal sende en faktura til det offentlige, skal du altid sende fakturaen elektronisk. Ellers bliver din faktura afvist. Fakturaer til det offentlige sendes ved hjælp af et EAN nummer. EAN nummeret er din offentlige kundes elektroniske identitet. Nummeret kan oplyses af den enkelte myndighed, eller kan slås op i Nemhandelsregisteret. Læs evt. mere om EAN numre her.

Send elektronisk faktura til private virksomheder

Er din private kunde registreret i Nemhandelsregisteret kan du også sende elektronisk til dem.

For at en privat virksomhed kan modtage en elektronisk faktura skal virksomheden registrere et ID i Nemhandelsregisteret. ID’et kan være dit CVR nummer eller et SE nummer. Du har også mulighed for at tilkøbe et EAN nummer. Det kan være en fordel at få et EAN nummer, hvis virksomheden har flere afdelinger, som skal kunne modtage og sende elektroniske fakturaer særskilt.

Se her i Nemhandelsregisteret om din kunde er registreret til NemHandel og elektronisk fakturering.

Hvad er GLN nummer?

GLN nummer er et unikt registreret ID, som en elektronisk adresse, på samme måde som et EAN nummer. GLN står for Global Location Number. Hvor EAN er en forkortelse for European Article Numbering. I dag har EAN dog bredt sig til hele verden og dækker ikke kun Europa.

Send og modtag e-fakturaer gratis i e-conomic

Det er gratis at sende alle typer af fakturaer i e-conomic - også e-fakturaer. Derudover har alle e-conomic-brugere en Inbox i regnskabsprogrammet, hvor de nemt kan modtage e-fakturaer.