Tips og typiske spørgsmål

Når du starter op med at bruge bankafstemning, er det vigtigt, at du vælger en måned, hvor du starter fra og så indtaster bankens primosaldo. Når du laver en skæringsdato på den måde, vil du fra starten have et korrekt overblik i bankafstemningen.

Hvis din saldo i banksiden ikke stemmer med, hvad der står i din netbank, er det typisk fordi, der ikke er indtastet primosaldo i bankafstemningen, at den er indtastet forkert, eller at der mangler at blive importeret bankposteringer i indeværende eller i en tidligere periode.

De konti, du har adgang til i din bankafstemning, er dine beholdningskonti. Du kan angive beholdningskonti på 2 måder:

• du kan opsætte kontoen som beholdningskonto i en af dine kassekladder
• du kan tilføje de ønskede konti i menuen "Bankkonti"

Hvis der er uoverensstemmelser i din bankafstemning, kan det være fordi, der er posteringer i banksiden (højre), men ikke i systemsiden (venstre) - eller omvendt.

For at kunne se det, der ikke er afstemt, skal du klikke på den grønne kæde (”Vis kun ikke-afstemte beholdningskontoposteringer” og ”Vis kun ikke-afstemte bankposteringer”), og så har du mulighed for at danne dig et overblik over, hvor der mangler posteringer.

Er der posteringer i systemsiden, men de mangler i banksiden, er det en god ide at sikre, at posteringerne er bogført på den korrekte beholdningskonto og korrekt dato, hvis dette er korrekt, skal du tjekke om de er i din netbank, og evt. trække en ny fil til bankafstemningen.

Er der posteringer i banksiden, som ikke er i systemsiden, skyldes det oftest at de ikke er registreret i kassekladden, og det nemmeste for dig her er at overføre de posteringer til din kassekladde.

Havde du din bankafstemning fuld af posteringer lige før, men du kan ikke se dem nu? Så er det fordi, de er skjult i forbindelse med, at du har afstemt dem.

Du skal klikke på den lille orange kæde, der er i hver af posteringssiderne. Hvis du holder musen over, står der ”Vis alle beholdningskontoposteringer/bankposteringer” alt efter hvilken side du er i. Når kædemærket er grønt vises alle poster, når det er rødt vises kun de poster du mangler at afstemme.

Hvis du har været i gang med bankafstemning tidligere og ønsker at starte op på ny, er det nødvendigt at indtaste primopostering for banken fra den måned du ønsker at fortsætte din afstemning og så er du klar til at starte igen.

Det er i bankafstemningen muligt at afstemme i forskellige valutaer Hvis du skal afstemme i en anden valuta en aftalens grundvaluta, skal du huske at indstille det først - læs her hvordan.

Der kan være flere grunde til, at dette sker, derfor har vi samlet nogen forskelige mulige løsning forslag forneden.
Under "Smart Bank" i Alle Indstillinger for bankforbindelser kan du:

1. Tryk på ikonet af en pil der går i ring og hedder "Hent kontotransaktioner". Vælg den dato, du vil hente transaktioner fra, og tryk på "Hent". Dette vil hente transaktioner fra Aiia.

2. Brug knappen "Synkroniser bankkonti". Dette vil synkronisere direkte med bankerne i de seneste 7 dage. Hvis banken angiver, at forbindelsen har brug for et overvåget login, vil du blive omdirigeret til at logge ind i banken. Husk, at det kan tage mellem 2-30 minutter, før transaktionerne kommer igennem (afhængigt af, hvor lang tid tilbage synkroniseringen skal udføres).

3. Hvis disse metoder ikke lykkedes, og de manglende transaktioner er ældre end 7 dage, bedes du kontakte Aiia på support@aiia.eu. Aiias support er i stand til at gennemtvinge en banksynkronisering i den nødvendige tidsramme, og derefter bør transaktionerne vises i e-conomic.

4. Hvis transaktionerne er fra de seneste dage, især hvis de er i weekenden, kan det være, at de ikke er blevet "Booket" af banken endnu. Sørg for, at transaktionerne er blevet "Booket" og ikke "Reserveret" eller "Kø". Hvis du er i tvivl, kontakt support.

Det er simplet at håndtere duplikerede posteringer.

1. Slet alle de berørte transaktioner: både de "gamle", originale transaktioner (selvom de er afstemt) og de "nye".

2. Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger", hvor du klikker på "Smart Bank" i menuen til venstre under "Integrationer".

3. Tryk på ikonet af en pil der rotere og hedder "Hent kontotransaktioner" til at genhente transaktionerne fra det pågældende tidsrum.
Hvorefter du ikke længere skulle have dubletter.

Bemærk venligst, at der opstår dubletter på grund af uoverensstemmelser i de data, bankerne sender til Aiia, især når transaktioner er ændret fra reserveret til Booket. Nogle gange ændres både teksten og datoen for transaktionen, og det er derfor svært at forhindre, at alle dubletter vises.
Dubletter bør dog ikke ske ofte. Kontakt venligst AIIA på support@aiia.eu, hvis du oplever duplikerede transaktioner meget ofte, især hvis de har samme tekst og dato. AIIA arbejder konstant på at forbedre løsningen, så de vil sætte pris på din feedback om denne sag, for at give en bedre brugeroplevelse.

Det kan tage et par dage, før ekstra transaktionsdetaljer kommer igennem. Dette varierer fra bank til bank.
Vær opmærksom på, at vi kun kan få adgang til detaljer for transaktioner, der er sket efter den første bankforbindelse via Aiia blev etableret.
Det kan også hjælpe, hvis du bruger knappen "Synkroniser bankkonti" fra siden Bankforbindelser.

Hvis detaljerne stadig ikke kommer igennem, kan det måske hjælpe at kontakte banken og spørge, om de sender disse detaljer i noget som hedder PSD2-grænseflader. Hvis oplysningerne sendes af banken, bedes du kontakte e-conomic supporten, så vil vi gøre vores bedste for at undersøge det nærmere, og forsøger også at bringe detaljerne ind i e-conomic.

Vi ser dog ofte at vi henter alt data vi kan, men at banken ikke sender dataen igennem den korrekte forbindelse.

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at forny forbindelsen tidligere end 90 dage. Det kan skyldes, at banken har ændret noget på kontoen: adgangsrettigheder, underliggende datapolitikker, teknisk vedligeholdelse/opdateringer mm.
Bemærk, at Danske Bank særligt er berørt af dette problem.
Prøv følgende:

1. Tryk på det orange tandhjul og tryk på "Alle indstillinger", hvorefter du klikker på "Smart Bank" under "Integrationer" i menuen til venstre.

2. Brug knappen "Synkroniser bankkonti". Hvis banken angiver, at forbindelsen har brug for et overvåget login, vil du blive omdirigeret til at logge ind i banken.

3. Sørg for at bruge de korrekte NemID/MitID-oplysninger til at logge ind i banken. Det kan ske, at den oprindelige forbindelse til bankkontoen blev oprettet med et sæt oplysninger (f.eks. af en tidligere kollega; Privat eller Erhverv), og hvis du bruger forskellige, kan det skabe problemer.

4. Hvis du er i tvivl, kontakt support. Det kan være nødvendigt at slette integrationen og Aiia-kontoen og sætte den op igen fra bunden med det ønskede NemID/MitID.

Vores supportteam kan fjerne Aiia-integrationen fra e-conomic for dig. Din bank vil dog stadig forblive integreret med Aiia, indtil samtykket udløber. Hvis du derfor vil fjerne bankintegrationen fra Aiia, kan du gøre det ved at logge på Aiia-kontoen her: https://app.aiia.eu/#/hub/login.

I e-conomic kan du uploade filer af typen PDF og billedfiler som fx. PNG, JPEG og GIF.

Max 9,5 MB.

Har du problemer med at få dine PDF-filer læst ind i din inbox?

Oplever du at dine filer ender i menuen "Indsendte med fejl"? Klik på guiden for at læse om de typiske udfordringer.

Du kan nemt oprette dine posteringer direkte i Inbox eller via "Ny postering fra inbox" i din kassekladde.

Du kan nemt vedhæfte bilag til dine posteringer i kassekladden. Det gælder uanset af om du har oprettet posteringer selv, overført dem via din Bankafstemning eller har fået overført dem fra en integration. Læs her, hvordan du vedhæfter dit bilag i kassekladden eller fra Inbox.

Hvis du får brug for en fysisk kopi af dit bilag kan det downloades eller udskrives. 

Læs her hvordan du eksporterer dine bilag, så de nemt kan gemmes i pdf eller udskrives.

Ved import at kunder, eller kunderelevante punkter som kontaktpersoner og lign., er det vigtigt at være opmærksom på at det er kundenummeret der er referencen. Dvs. kundenummeret vil altid være konstant og kan ikke redigeres i en import. Det er derfor vigtigt at dette er korrekt.

Øverst i indlæsningen har du mulighed for at klikke af i ”Opret nye poster”, dette vil være nødvendigt hvis du i din fil har kunder, der endnu ikke er oprettet i e-conomic.

I indlæsningen har du under de individuelle kolonner, en lille firkant som du kan krydse af i. Hvis du krydser den af, vil den opdatere hvad der står i e-conomic, til det der står i filen.

Ved import af varer er det vigtigt at være opmærksom på at, det er varenummeret der er referencen, dvs. det er varenummeret der det konstante og kan ikke ændres i en import. Sørg derfor altid for, at dette er korrekt.

Øverst i indlæsningen har du mulighed for at klikke af i ”Opret nye poster”, dette vil være nødvendigt hvis du i din fil har varer, der endnu ikke er oprettet i e-conomic.

Øverst har du også en der hedder ”Opret manglende enheder”. Hvis du i din fil har enheder, der endnu ikke er oprettet i e-conomic, kan du krydse den af og de vil bliver oprettet sammen med indlæsningen.

I indlæsningen har du under de individuelle kolonner, en lille firkant som du kan krydse af i. Hvis du krydser den af, vil den opdatere feltet i e-conomic, til det der står i filen.

Når du skal importere din kontoplan, skal du være opmærksom på, at der ikke må være 0 i kolonnen "Nøgletalskode". Hvis du ikke har nogle "Nøgletalskoder" skal kolonnen være blank.

Hvis du importerer en kontoplan fra en "gammel" aftale, og du ikke kan få lov til at importere kontoplanen, så kan det evt. skyldes, at du skal bytte om på kolonnen "Sumfra/momsinterval" og kolonnen "Momskode", så kolonnen "Sumfra/suminterval" kommer før kolonnen "Momskode".

Hvis du skal importere en kontoplan med afdeling, er det vigtigt, at du i kolonnen "Tvungen afdeling" er opmærksom på, at hvis kolonnen efterlades blank, med et "0" eller med "-", opfattes dette som "nej". Alt andet tolkes, som et "ja".

Konti, der allerede er oprettet, bliver ikke importeret eller ændret.

Når der skal importeres CSV-filer i e-conomic, er det vigtigt at det er i det korrekte datoformat (dd.mm.åååå) og den korrekte CSV-format. Mac har sit eget CSV-format, så det er nødvendigt at man gemmer sin CSV-fil i Windows-format for at e-conomic kan aflæse og indlæse filen.

Hvis man modtager en fil på mail fra en pc-bruger, kan denne fil indlæses direkte i e-conomic, hvis man blot undlader at åbne den først. Hvis man åbner den skal man gemme den i CSV Windows-format.

Din browser kan være indstillet til at blokere for pop-op vinduer.

Du kan i nogle browsere acceptere pop-op vinduerne for udvalgte websites, fx. e-conomic.

Hvis du benytter Apples Safari-browser, kan du opleve at udskrifter afskæres, så information i kanten af dokumentet ikke vises korrekt. Læs vores artikel om udskrift i Safari, for mere information.

Når der skal importeres CSV-filer i e-conomic, er det vigtigt at det er i det korrekte datoformat (dd.mm.åååå) og den korrekte CSV-format. Mac har sit eget CSV-format, så det er nødvendigt at man gemmer sin CSV-fil i Windows-format for at e-conomic kan aflæse og indlæse filen.

Hvis man modtager en fil på mail fra en pc-bruger, kan denne fil indlæses direkte i e-conomic, hvis man blot undlader at åbne den først. Hvis man åbner den skal man gemme den i CSV Windows-format.

Oplever du at du bliver ”smidt ud” af e-conomic umiddelbart efter, at du har logget ind?

Så kan det skyldes, at din browser er indstillet til at blokere for cookies, eller at du benytter en browser, der ikke understøtter e-conomic.

En cookie er en lille fil med information, som en hjemmeside gemmer på din harddisk. Cookien gør, at hjemmesiden kan genkende din computer. Den giver ikke adgang til personlige oplysninger om dig, og kan ikke bruges til at spore din identitet.

Disse filer gemmes automatisk af din internetbrowser og kan give problemer ved senere brug af hjemmesider, som bl.a. kræver login.

Cookies lagrer informationer  og gamle cookies med forældet information kan derfor give problemer, når du skal logge på, gemme din kassekladde eller bruge andre funktioner i e-conomic.

Det vil ofte løse problemet at slette cookies og vi anbefaler derfor at man jævnligt rydder cookies og cache.

Hvis du trykker på fanen “Salg”, kan du vælge imellem om du vil se dit kunde- eller varekartotek, og finde de nødvendige informationer.

Hvis du vil se eller oprette en leverandør, skal du trykke på fanen “Mere” og vælge “Leverandører”.

Du skal gå ind under fanen “Ny”, hvor du har mulighed for at vælge, om du vil oprette en ny faktura, tilbud, ordre, vare eller kunde.

Med e-conomic mobilappen er det muligt for medarbejdere at registrere deres timer selv, så du slipper for det ekstra arbejde. 

For at en medarbejder selv kan registrere deres timer, kræver det at de er oprettet som en "mobil tidsregistrant", "tidsregistrant" eller "projektleder", hvortil de får et log in. En "mobil tidsregistrant" kan kun bruge sit login på telefonen, hvorimod en "tidsregistrant" eller "projektleder" også kan logge ind på computeren. 

Når en "mobil tidsregistrant" er logget ind på appen, får de kun mulighed for, at vælge projektet, aktiviteten, datoen og antallet af timer, hvorefter de kan sende dem ind til godkendelse i projektmodulet i e-conomic.

Hvis du i e-conomic har adgang til flere aftaler, så kan du i appen, ligesom på computeren, skifte mellem aftalerne. 

Tryk i fanen “Oversigt” på dit virksomheds navn, hvor du kan se de aftaler, din bruger er tilknyttet og vælg den aftale, du ønsker at arbejde på.

Hvis du købt kaffe, brændstof, materialer eller lignende på virksomhedens regning, kan du med det samme tage et billede af kvitteringen, og sende den direkte ind i e-conomic.

På denne måde slipper du for, at skulle holde styr på et utal af kvitteringer, fordi det hele vil være digitaliseret.

1. Tryk på menu punktet “Inbox” i bunden af din skærm, som åbner Inboxen med alle dine ubehandlede bilag. Nede i højre hjørne af skærmen er placeret et rundt kamera ikon, som åbner kameraet på din telefon, hvor du kan tage billeder af bilag. Derefter skal du skrive evt. kommentare til bilaget, og sende det ind i din e-conomic inbox.

Med brugertypen "Bilagsindsender" åbner appen direkte på kamerafunktionen og sender bilaget direkte i din e-conomic inbox.

Du kan måske opleve at beløbet som bliver vist under “Ubetalt” i appen, er anderledes end beløbet, som du ser under “Ubetalte salgsfakturaer” på computeren.

Det skyldes at mobilappen medregner åbne kreditnotaer og det gør oversigten på computeren ikke.

Så hvis der på appen står du har et forfaldent beløb på 50.000 kr. men i din computer har et forfaldent beløb på 100.000 kr. Så er det fordi du har en åbenstående kreditnota til en kunde på 50.000 kr. som mangler at blive udlignet.

Bemærk: Hverken oversigten på computeren og i appen medtager manuelle kundefakturaer.

Normalt så viser en omsætningsstatistik hvor meget du har solgt til en bestemt kunde, hvor meget du har omsat af en vare, og hvad dine medarbejdere har solgt. Alle beløbene bliver vist ekskl. moms, og indeholder beløber fra alle salgsfakturaer og manuelle kundefaktura. 

Den “Omsætning” du ser i din mobilappen, viser kun omsætningsstatistikken for dine salgsfakturaer, hvilket vil sige det er uden data fra de manuelle kundefaktura.

Hvis du bruger e-conomic mobilappen, har du mulighed for, at sætte dine varer op med stregkoder. På den måde kan du lave en faktura, ordre eller tilbud til din kunde, samtidig med at du pakker forsendelsen.

Måden det fungerer på er, at når du laver f.eks. en faktura, og skal tilføje en ny varelinje, vil der ude til højre for “Ny linje”, være et stregkodeikon, og når du scanner en af dine varestregkoder, så bliver varen tilføjet til fakturaen. Derefter skal du bare indtaste antallet af varen der skal faktureres, og derefter gå videre med den næste vare.

Når du opretter en vare, skal du scrolle helt ned i bunden af din skærm. Under “Øvrigt” kan du vælge selv at indtaste, eller scanne varens stregkode ved brug af dit mobilkamera.

Hvis din vare allerede er oprettet, skal du ind på fanen “Salg” og vælge “Varer”, hvor du finder din vare og trykker på den. Her scroller du ned i bunden af skærmen, og under øvrigt kan du igen vælge selv at indtaste, eller scanne varens stregkode ved brug af dit mobilkamera.

Hvis du har valgt en standardopsætning i e-conomic, har du 10 forudindstillede momskoder i dit regnskab. Hver momskode bruges til noget forskelligt, alt efter om der er tale om køb eller salg, varer eller ydelser, indland, EU eller udland. Koderne styrer, hvor meget moms der skal trækkes, og hvordan det skal indberettes til SKAT.

Herunder kan du se hvad de enkelte standard momskoder i e-conomic bruges til:

Savner du en momskode?

Du kan altid oprette flere momskoder, hvis behovet skulle opstå.

Hvordan momsen bliver på din faktura afhænger af din opsætning af kundens momszone og  opsætning af varegrupperne. Hvis denne opsætning er forkert , så kan momsen på din salgsfaktura blive forkert. Dette kan heldigvis nemt løses.

Min faktura skulle have været med moms

Min faktura skulle have været uden moms

Moms udgør som standard 25% af varens pris, men det kan godt være lidt svært at huske, hvordan man skal beregne momsen, hvis beløbet er henholdsvis med og uden moms.

Hvis du har et beløb uden moms og du ønsker at tillægge moms, skal du tilføje 25% - altså en fjerdedel af det beløb, du beregner.

Hvis du derimod skal trække moms fra, skal du dele varens pris i fem lige store dele. Dét skal du, for at tage højde for varens pris uden moms, hvilket er de første fire dele, og dernæst momsen for sig, altså den femte del.

Nu kan du trække én femtedel fra - svarende til 20% - og så har du beløbet uden moms.

Et eksempel:

For at tilføje moms til et beløb uden moms, skal du gange med 1,25.

100 kr. (eks. moms) x 1,25 = 125 kr. (inkl. moms)

For at fjerne moms fra et beløb med moms, skal du gange med 0,8.

125 kr. (inkl. moms) x 0,8 = 100 kr. (eks. moms)

Dette er et spørgsmål, vi har fået en del gange, men bare rolig - der er ikke noget galt med rapporterne eller din moms. Den regner helt rigtigt.

Momsopgørelsen viser den moms der er bogført i den givne periode. Momsafstemningen viser både den bogførte moms og den beregnede moms. "Beregnet moms" i rapporten er det momsbeløb man ville få, hvis alle poster er bogført med den momskode der er tilknyttet finanskontoen. 

Det betyder at hvis du fx. bogfører et salg på konto 1010 - der har U25 som standardmomskode  - uden en momskode, så vil der være en forskel på momsopgørelsen som vil vise 0 kr. og momsafstemningen der vil vise det momsbeløb, der ville være aktuelt hvis man havde brugt koden U25.

Med andre ord er der ikke nødvendigvis noget forkert selvom der er en uoverensstemmelse mellem de to rapporter. Det er dog en god idé at tjekke de posteringer der afviger, for at få opklaret hvad årsagen er til at der er anvendt en anden momskoden end den som er knyttet til finanskontoen.

I rapporten Momsopgørelse er der en knap, der hedder ”Markér som indberettet”. Hvis du klikker på denne knap, vil systemet gå ind og markere, at du har indberettet din moms. Så er der kun tilbage at indberette den til SKAT og så bogføre den betalte eller tilbagebetalte moms. Hvis du gerne vil have at systemet automatisk ompostere periodens moms, når du klikker ”Markér som indberettet”, skal du først have sat dine systemkonti op mht. momsafregning.

Når din momsopgørelsen stemmer og du har indberettet din moms på SKAT.dk, er der blot tilbage at registrere betalingen eller tilbagebetalingen af periodens moms. Dette gøres via et finansbilag i kassekladden.

Når du køber varer/ydelser fra udlandet, skal du bogføre dit køb som en leverandørfaktura, for at det fremgår korrekt i rubrikkerne på momsopgørelsen.

Derudover skal du være opmærksom på de forskellige regler, der er gældende for køb indenfor EU og køb udenfor EU. Hvis varerne importeres til Danmark fra et land udenfor EU, skal du være opmærksom på, om dine varer er underlagt importmoms.

Husk, at du altid kan læse mere om indgående moms (købsmoms) og andre typer moms i vores artikler tagget med "Moms" eller på SKAT.dk.

Alt afhængigt af om din firmabil bruges til private gøremål, eller du kun bruger den til arbejdet, er der forskel på de regler, du skal forholde dig til. På SKAT.dk  kan du let og hurtigt finde information om moms og lovgivning, når du ejer en bil på gule plader.

Repræsentationsmoms udgør en fjerdedel af den betalte moms. Det vil sige, at momsen kan trækkes fra, hvis du har en udgift i forbindelse med repræsentation af dit firma.

Hvis du er i tvivl om, hvornår eller hvordan du skal benytte repræsentationsmoms, kan du altid søge hjælp på SKAT.dk eller rådføre dig med en autoriseret revisor.

Omvendt betalingspligt er en ordning, hvor det er køber og ikke sælger, der skal afregne momsen af et varekøb. Fakturaen udstedes uden moms, hvorefter det er købers ansvar at beregne og afregne moms med SKAT. Der er forskellige ting, som du skal være opmærksom på, alt efter om du er køber eller sælger i en handel, der er omfattet af regler for omvendt betalingspligt.

Hvis du er i tvivl om, hvornår eller hvordan du skal benytte omvendt betalingspligt, kan du altid søge hjælp på SKAT.dk eller rådføre dig med en autoriseret revisor.

Brugtmoms skal benyttes, når du videreforhandler brugte varer. Brugtmoms betyder, at du kun skal beregne moms af din avance og ikke af hele salgsprisen.

e-conomic har ikke en funktion til automatisk beregning af brugtmoms. 

Hvis du er i tvivl om, hvornår og hvordan du benytter brugtmoms, kan du altid søge hjælp på SKAT's hjemmeside eller rådføre dig med en autoriseret revisor.

Hos e-conomic sidder vores dygtige support klar til at hjælpe dig på både telefon, chat og e-mail. Vi kan hjælpe dig med alt fra funktionalitet, opsætning, optimering af arbejdsgange og guide dig, hvis du skulle få lavet en fejl. 

Hvis det er din bogføring som driller, anbefaler vi dog altid, at du kontakter din bogholder eller revisor, da vi ikke yder bogføringshjælp. 

Har du mod på at prøve selv, eller har du brug for hjælp udenfor vores åbningstid, kan du finde artikler om alle funktioner i e-conomic på vores guideside e-copedia. 

Udover live support og e-copedia, kan du også deltage på vores mange gratis onlinekurser, så du kan blive super skarp til e-conomic og få system og overblik i dit regnskab. 

På vores fysiske regnskabskurser med Visma Academy, kan du vælge et kursus ud fra din erfaring, samt kendskab til e-conomic og bogføring.

Da e-conomic er et online program, kan du logge på uanset hvor i verden, du befinder dig - du skal blot have adgang til internettet. 

Oveni vores fire grundpakker, kan du oprette alle de brugere du har behov for, og med 200+ apps og adskillige tillægsfunktioner, kan du tilpasse dit regnskab til netop dine behov og arbejdsgange. 

Valg af grundpakke

Når du vælger din grundpakke, er det som udgangspunkt antal inkluderede posteringer, du skal tænke over, samt hvilke funktioner du har behov for i din hverdag. 

En postering tælles, når du i din bogføring rammer en konto i din kontoplan. Ved en salgsfaktura vil det typisk være tre posteringer, da du rammer din omsætningskonto, din kunde og din momskonto. 

Hvis du er i tvivl om du overstiger antallet af inkluderede posteringer i den valgte pakke, så bare rolig - vi sørger for at opgradere den automatisk hvis det sker og du får besked på mail med det samme.

Skulle det ske, at du overser en forfalden faktura og påmindelser, vil din aftale blive spærret grundet manglende betaling. 

Hvis din aftale er blevet spærret, vil du ved næste login forsøg blive gjort opmærksom på dette. Du vil samtidig have mulighed for at betale dit udestående via et betalingslink - så er du hurtigt videre. 

Tip: Tilmeld din faktura til automatisk betaling.

Du kan nemt ændre dine brugeroplysninger via Visma Connect, når du er logget ind i e-conomic - læs her hvordan du tilgår Visma Connect fra din bruger. 

Har du glemt dit kodeord, trykker du blot på “Har du glemt din adgangskode?”, så vil du kort tid efter, modtage en e-mail til nulstilling af koden. Husk at tjekke dit spamfilter, hvis mailen ikke kommer frem indenfor et par minutter.

Hos e-conomic kører vi med kvartalsvis forudbetaling. Du betaler altså for dit abonnement fire gange årligt, og altid for kommende kvartal. 

Du bestemmer selv, om du vil betale dit abonnement via automatisk kortbetaling, Leverandørservice eller manuelt fra gang til gang.  

OBS: Vi sender altid din faktura til den e-mail, du har angivet under din Stamoplysninger. 

Uanset hvilken mulighed du vælger, kan du finde din betalingshistorik og fakturaer, under abonnementsstatus inde i e-conomic. 

Vi anbefaler, at du tilmelder dig en af de automatiske muligheder, så du undgår at bekymre dig om din betaling.

Vi gør os umage, for at give dig den bedste oplevelse i e-conomic, med så få udfordringer som muligt - du skal blot sikre dig, at din computer lever op til vores systemkrav.  Skulle du alligevel opleve problemer, har vi samlet en liste med forslag til løsninger. 

Det kan eksempelvis være..

En intern fejl i e-conomic, der giver dig en fejlmeddelelse på skærmen.

Husk gerne at tage et skærmprint/screenshot af fejlen og tag kontakt til os. 

Knapper som ikke reagerer, eller sider som vises blanke, kan ofte afhjælpes ved at rydde cookies. Du kan med fordel teste i et privat vindue (Inkogntio tilstand), inden du rydder dine browser data

En genvej, foretrukken side eller favorit gemt på din computer der pludseligt holder op med at virke, hvilket kan skyldes at genvejen er forældet og skal opdateres.

At der er forskel på funktioner når du bruger MAC kontra Windows.

Dokumenter i e-conomic vises ikke, eller vises ikke korrekt, som kan skyldes at du ikke har en PDF-viser eller manglende opdateringer af viseren.

Udprint fra e-conomic ikke ser ud som de skal, hvorfor du bør kontrollere din printer opsætning.

Husk at du altid kan kontrollere vores driftstatus for at se om der er problemer med e-conomic generelt.

Når du vælger e-conomic regnskabsprogram, får du en række avancerede sikkerhedsforanstaltninger med i din aftale. Disse er alment anerkendte indenfor branchen, og vi kan garantere, at dine økonomiske data forbliver fortrolige og beskyttede - uanset hvad.

Det betyder naturligvis, at vi ikke sælger, udlejer eller deler dine oplysninger med tredjepart uden din tilladelse. Med disse sikkerhedsforanstaltninger behøver du aldrig bekymre dig om beskyttelse af dine data.

Passer du på dine kunders data?

Som virksomhedsejer er det dit ansvar at sikre, at din virksomhed lever op til gældende lovgivning om behandling af persondata - i særdeleshed, i forbindelse med "General Data Protection Regulation (GDPR)" fra Den Europæiske Union/EU.

Læs mere om sikkerheden i e-conomic.

Læs mere om personfølsom data i e-conomic.

Læs mere om EU's General Data Protection Regulation.

Der kan være mange årsager til, du ønsker at opsige dit abonnement, men vi vil savne dig uanset hvilken og du er altid er velkommen tilbage. 

Du kan med få klik opsige din aftale - husk at dine regnskabsdata skal gemmes i 5 år. Læs her, hvordan du opsiger dit abonnement hos e-conomic.

Hvis du vil medtage kost- og salgspriser i finansen, skal det sættes op i dit e-conomic, så både aktiviteter, projektgrupper, tidsregistreringer og kørsel bliver taget med over.

Hvis du allerede er godt i gang med brugen af projekt modulet, er det vigtigt at du huske hvornår du har sat det op, så du kan få diverse rapporter til at stemme, over tid.

Eventuelle registreringer og udlæg, findes på den enkelte medarbejder. Det er muligt at se hvad der er registreret af udlæg, tids- og km registreringer på medarbejderafregningen og på projektkortet, hvis man krydser af i ”Medtag ikke-godkendte”.

Medarbejderafregningen viser hvor meget der er og ikke er, godkendt på den enkelte medarbejder.

Projektkortet viser alt hvad der er og skelner ikke mellem hvad der er og ikke er, godkendt. Dvs. at man skal tage rapporten 2 gange, en hvad men ikke krydser af i ”Medtag ikke-godkendte” og en hvor man gør.

Det er kostprisen på henholdsvis ”Medarbejderen”, ”Aktiviteten” eller ”Særprisen”, der bestemmer hvilken pris der skal anføres på projektet og derfor hvilken pris der skal regnes med. Særprisen på projekter, trumfer de øvrige to priser. Hvis der ikke er en særpris på projektet, vil prisen under aktiviteten trumfe, hvad end der står på medarbejderen.

Der er 2 typiske grunde til at det ikke stemmer, nemlig direkte posteringer og hvis der har været tidsregistreringer før kost-/salgsprisen er sat op til at skulle medtages i finansen.

Direkte posteringer kontrollere du ved at åbne kontokortet, for den konto du har valgt til kost-/salgspriser, så kigger du på de posteringer der ligger der, og ser om der er andet end systemposteringer. Hvis der er det, har du en forklaring på hvorfor det ikke stemmer.

Hvis du ikke har sat op at du vil medtage kost-/salgspriser i finansen efter, du har været i gang med tidsregistreringer er der en grund til at være opmærksom. Systemet vil ikke medregne det der har været indtastet, før det tidspunkt du har sat det op, altså den ville ikke medregne tilbage i tiden. Så det er vigtigt at huske præcis hvornår det er sat op.

Når der skal laves en finansiel registrering i dit regnskab, er det påkrævet at der er en konto tilknyttet. I en salgsfaktura, betyder det at der skal være en vare, da den varegruppe som varen er tilknyttet, har en konto som det så vil blive bogført på.

For posteringer i kassekladden, vil det være en omkostning der skal vælges. Omkostningen vil være knyttet til at omkostningsgruppe og på den gruppe er der angivet et kontonummer, hvor det vil blive bogført.

Hvis du har et projekt hvor du gerne vil have tilknyttet varer fra lager, er dette også en mulighed. Du skal oprette en lagerkladde under lager hvor du vælger typen ”Overfør projekt”. Efter det skal du under projekter og vælge vareforbrug. Her under kan du overføre varelinjer til et projekt.

Projektsaldolisten viser de fakturerede beløb, registrerede omkostninger og dækningsbidrag for projekter i en bestemt periode.

Projektover-/underdækning viser dig hvor givende et projekt er for dig, på baggrund af de registreringer der er foretaget på projektet.

Projektposteringer Giver et overblik over alle posteringer, i en given periode.

Projektkort er en rapport der giver dig overblik over de fakturerede beløb, samt de omkostninger og aktiviteter, der er registreret på projektet.

Projektværdi giver dig et overblik over fakturerings status, på dine projekter.

Medarbejderstatistik angiver dine ansattes effektivitet, ved at vise hvad der er blevet registreret på de forskellige typer aktivitets gruppe.

Medarbejderafregning giver et overblik over den registrerede tid, kørsel og udgifter for den enkelte medarbejder.

Medarbejderkort viser de timer, der bruges af en medarbejder på en given aktivitet/eller projekt og omkostningen/salgsprisen.

Ja, Smart Pay er en sikker betalingsløsning. Smart Pay i e-conomic udbydes i samarbejde med November First, som siden maj 2016 har haft licens som betalingsinstitut (FT-22017) fra Finanstilsynet.

Det betyder, at November First skal leve op til de samme regler og krav om sikkerhed, politikker og solvens som bankerne. November First er desuden under løbende supervision af Finanstilsynet, som kontrollerer at de lever op til de lovgivningsmæssige krav og tilpasser sig ændringer i lovgivningen.

Derfor kan du forvente samme niveau af sikkerhed og kontrol som ved ethvert andet dansk pengeinstitut, når du bruger Smart Pay.

Læs mere om sikkerheden for betalinger via November First.

For at komme i gang med at bruge Smart Pay skal du bruge:

Virksomhedsejeres pas (ejerskab over 25%)

Godkendelse fra virksomhedens tegningsberettigede på oprettelse af Smart Pay

Godkendelse fra virksomhedens tegningsberettigede på oprettelse af aftale hos Mastercard Overførselsservice (tidligere Nets).

Når din konto er godkendt af vores partner November First samt af Mastercard Overførselsservice (tidligere Nets), kan dine leverandørfaktuaer sættes til betaling via Smart Pay i e-conomic. Det sker normalt inden for 3 hverdage.

Det tager ca. 20 minutter at gennemføre opsætningen af Smart Pay i e-conomic. Herefter skal din konto godkendes af vores partner November First samt af Mastercard Overførselsservice (tidligere Nets). Det sker normalt inden for fire arbejdsdage. Det er først når din konto er blevet godkendt, at tillægsmodulet aktiveres og du kan sætte leverandørfakturaer til betaling via Smart Pay.

Du bliver faktureret for betalinger via Smart Pay sammen med dit e-conomic-abonnement.

Når du bruger Smart Pay bliver betalingerne auotmatisk oprettet som kladdeposteringer, så snart de er gennemført. Og fordi vi kender valutakursen, vil posteringerne stemme fuldstændig overens med det beløb, som er blevet hævet i banken. Det betyder, at din revisor/bogholder nemmere kan afstemme din virksomheds regnskab.

Ja, du kan godt betale fakturaer i udenlandsk valuta, men du skal være opmærksom på, at de bliver omregnet til DKK.
Hvis du har konti i anden valuta, fx EUR eller USD, kan du sende en email på feedback.e-conomic@visma.com for at høre mere om dine muligheder.
Valutakursen med Smart Pay er altid 20 % billigere end i bankerne, ligesom valutagebyret er 40 % billigere end i de fleste banker.

Ja, du kan nemt rette eller fortryde en godkendt betaling på selve betalingen, som du finder via betalingsoversigten.

Ja, du kan nemt samle flere betalinger til én leverandør med Smart Pay.

Ja, det er teknisk set muligt muligt, hvis I ønsker det. Men det er ikke noget vi anbefaler. 

Hvis e-conomic kommer med en fejl, om at du ikke kan afslutte dit regnskabsår, er det typisk fordi der er posteringer i en af dine kassekladder, som ikke er bogført. Det er vigtig at alt er bogført, før året kan afsluttes. Hvis du ikke kan finde nogle bilag i den kassekladde, kan det være at de ligger i din Superkladde, f.eks hvis du har haft det tillægsmodul slået til, men har slået den fra igen, uden at slette det der lå i kladden, vil posteringerne blive liggende der. Du er derfor nødt til at slå Superkladden til igen, for at kunne slette det der ligger i kladden.

e-conomic vil komme op med en advarsel, hvis du har åbne posteringer på dine kunder eller leverandører, i anden valuta. Dette gælder hvis du har både en faktura og en betaling liggende åben.

Det er derfor vigtigt at du udligner åbne posteringer i anden valuta på dine kunder og dine leverandører, da posteringen af valutakursdifference ikke kan foretages når året er afsluttet.

Benytter du dig af Periodisering og anlæg, skal du tjekke om du har lavet periodiseringskørsler på det hele og om du har afskrevet det hele, inden du afslutter dit regnskabsår.

Før du kan afslutte dit nuværende regnskabsår, skal du have oprettet dit nye regnskabsår.

Når du derefter afslutter dit nuværende regnskabsår vil e-conomic automatisk danne primoposteringer i det nye år.

Når alt er i tip top stand, alt er periodiseret, udlignet, afstemt og dit nye år er oprettet, er det så blevet tid til at afslutte dit regnskabsår.

Når du afslutter et regnskabsår i e-conomic, bliver dine ultimoposteringer automatisk ført over i det nye regnskabsår som primoposteringer.

Hvis du flytter over i en ny e-conomic aftale, eller flytter til e-conomic fra et andet økonomiprogram, er det nødvendigt at oprette primoposteringer manuelt.