Om håndtering af vareprøver samt gratis varer med Lager

Med denne metode får du registreret, hvilke vareprøver du sender til hvilke kunder. Samtidig bliver din lagerbeholdning nedjusteret og dit vareforbrug opjusteres.

Fordelen ved denne metode er at du kan medsende vareprøverne, de har modtaget, på en faktura til kunderne. Du kan samtidig selv fremsøge fakturaerne - for at se, hvilke vareprøver du har sendt til dine kunder. Vareforbruget for vareprøven registreres som vareforbrug, ligesom ved et vanligt salg af varer.
Vær OBS på at du skal lave en kreditnota på fakturaen, hvis du får sendt vareprøverne retur - således at vareforbrug og varebeholdning fremstår korrekt igen. Hvis du ønsker at vareforbruget for vareprøver separeres i kontoplanen, skal du selv omkontere løbende via et finansbilag i kassekladden. 

Når du opretter en faktura til vareprøver, så gør du helt som du plejer. Skriv antal af de varer der indgår i dine vareprøver - angiv beløbet til 0,00 kr. på varelinjerne. 
Du kan sagtens oprette fakturaer, hvor du både sender vareprøver sammen med en normal bestilling af varer fra din kunde. 

Ved at regulere dine vareprøver med lagerreguleringer, kan du nemt op- og nedregulere beholdningen af dine vareprøver, alt efter hvor mange vareprøver, du sender ud af huset - og hvor mange du får retur. Når du bogfører dine lagerreguleringer, kan du selv vælge kontoen for vareforbruget - så du nemt kan adskille vareforbruget for vareprøver i din kontoplan.

Vær OBS på at du selv skal holde overblik over, hvem du har sendt vareprøver til, da du ikke vil have fakturaen som dokumentation.
Vi anbefaler, at du regulerer vareprøverne fra din forretning - det kunne være en vin/perfume eller lignende, som du ønsker dine kunder skal kunne prøve før køb. Her kan du vælge at bogføre vareforbruget som en omkostning til markedsføring i stedet.

Hvis du sender vareprøverne med henblik på at din kunde skal beslutte om de vil købe varen eller ej, anbefaler vi at gøre det via ordre- og leveringsflowet. I e-conomic gør du det ved at lave en ordre - og på baggrund af denne ordre laver du en levering af dine vareprøver. Beslutter din kunde, sig for at købe varerne, kan du nemt overføre ordren til en faktura. 

Det er derfor løsningen til dig der ikke ønsker at få bogført vareforbruget allerede ved afsendelse af vareprøven. Du får selvfølgelig det præcise overblik med lageret, samt at du har alle ordrene åbne hvor du herfra forholdsvist hurtigt kan danne dig et overblik over alle de varer, du har ude hos kunderne.

Ulempen er, at du har mange åbne ordrer, og hvis det viser sig, at kunden ikke ønsker at købe varen, så er sletning af ordren en sag hvor man skal have tungen lige i munden (hverken lang eller svær, når man kender løsningen).

Vælger du at køre med ordre- og leveringsflowet, så får du lidt det bedste af begge verdener. Du bruger ikke mange fakturanumre, og du kommer også uden om at bogføre regelmæssige lagerreguleringer. Til gengæld ender du med at have en masse åbentstående ordrer (alt efter hvor mange vareprøver du sender ud), og at få slettet ordren, hvis varen kommer retur, er en lidt længere process. Hvis kunden dog ønsker at beholde varen, så kan du hurtigt omdanne ordren til en faktura og få den ud af verden.
Så løsningen giver et rigtigt godt overblik både i forhold til lageret og din oversigt under "Ordrer", men giver også mest manuelt arbejde, alt efter hvor mange vareprøver du sender.

Du opretter din ordre helt som normalt, og overfører varerne til levering, hvor du også udskriver følgesedlen til kunden.
Du vil nu have ordren åbentstående under "Ordrer", og du kan altid finde følgesedlen i arkivet.

Hvis kunden ønsker at beholde varen, så overfører du ordren til en faktura, og bogfører denne.
Hvis kunden ikke ønsker at beholde varen, så skal du slette ordren.