Kom godt i gang med Workflows

Når et nyt bilag bliver uploadet, eller bliver tilsendt via e-mail eller som elektronisk faktura til din Inbox, scanner e-conomic det for informationer, som f.eks. leverandør, bilagstype eller beløb. Med Workflows kan du opsætte regler, som gør programmet opmærksom på specifikke informationer ved bilaget. De specifikke informationer kaldes i Workflows for en "Trigger". En Trigger kan enten være et Regningsbeløb, Leverandør, Valuta eller Uploadstype (om bilaget er uploadet til Inbox via e-faktura, e-mail eller e-conomic mobil appen) eller Afsender.

Du kan tilføje flere "Triggers" til dine workflows ved at trykke på knappen "Tilføj endnu en trigger".

Efter en Trigger er blevet udløst igangsætter det en "Handling", hvor du definerer hvordan arbejdsgangen med bilaget skal se ud. Du kan vælge mellem at sende bilaget til din "Inbox", direkte til kassekladden eller til "Godkendelse".

Hvis bilaget først skal godkendes skal du også vælge hvem det skal godkendes af, og til sidst om det efter godkendelsen skal sendes direkte til kassekladden, Inboxen eller en specifik kategori i Inboxen.

Du kan tilføje en eller flere godkendere ved at trykke på plus-ikonet under den tilføjede godkender, og hvis du har brug for at oprette en ny godkender skal du trykke på "Klik her for at administrere dine godkendere."

Ved at tilføje flere godkendere, bliver det muligt for flere i din virksomhed at være godkendere på bilag. Dog er det kun én, der kan godkende per bilag - det er altså først til mølle.

Hvis du ikke er sikker på hvilken af vores skabeloner du har brug for, anbefaler vi at du starter med at tage stilling til, hvilke behov du har til bilagshåndtering.

I hver af skabelonerne står der en overskrift og en beskrivelse af arbejdsgangen, som kan inspirere eller give dig et bedre billede af dine behov. Ved at trykke på Workflowet kan du se hvordan det helt praktisk er sat op, hvor du har mulighed for at lave eventuelle ændringer.

Er du stadig i tvivl om hvilket Workflow du skal bruge, kan du kontakte e-conomic supporten, som kan hjælpe dig med af finde den rette skabelon, eller skræddersy et helt nyt, der dækker dine specifikke behov.