Kom godt i gang med Bilag Workflows

Når et nyt bilag bliver uploadet, eller bliver tilsendt via e-mail eller som elektronisk faktura til din Inbox, scanner e-conomic det for informationer, som f.eks. leverandør, bilagstype eller beløb. Med Bilag Workflows kan du opsætte regler, som gør programmet opmærksom på specifikke informationer ved bilaget. De specifikke informationer kaldes i Workflows for en "Trigger". En Trigger kan enten være et Regningsbeløb, Leverandør, Valuta eller Uploadstype (om bilaget er uploadet til Inbox via e-faktura, e-mail eller e-conomic mobil appen) eller Afsender.

Du kan tilføje flere "Triggers" til dine Bilag Workflows ved at trykke på knappen "Tilføj endnu en trigger".

Efter en Trigger er blevet udløst igangsætter det en "Handling", hvor du definerer hvordan arbejdsgangen med bilaget skal se ud. Du kan vælge mellem at sende bilaget til din "Inbox", direkte til kassekladden eller til "Godkendelse".

Hvis bilaget først skal godkendes skal du også vælge hvem det skal godkendes af, og til sidst om det efter godkendelsen skal sendes direkte til kassekladden, Inboxen eller en specifik kategori i Inboxen.

Du kan tilføje en eller flere godkendere ved at trykke på plus-ikonet under den tilføjede godkender, og hvis du har brug for at oprette en ny godkender skal du trykke på "Klik her for at administrere dine godkendere."

Ved at tilføje flere godkendere, bliver det muligt for flere i din virksomhed at være godkendere på bilag. Dog er det kun én, der kan godkende per bilag - det er altså først til mølle.

I e-conomic er der forskellige måder at oprette posteringer uden for kassekladden og derefter overføre dem til kassekladden. For at undgå dobbeltposteringer er det vigtigt at være opmærksom på, hvilke funktioner du bruger.Her er de fire måder at oprette posteringer på:

• Bilags workflow: Gør det nemt at behandle dine bilag direkte fra inboxen, og bagefter overfører dem til kassekladden - det kan være alt fra kvitteringer til leverandørfakturaer og medarbejderudlæg.

• Bank workflow: Automatiserer håndteringen af dine bankposteringer når de overføres til bankafstemningen. Du kan oprette Bank Workflows som kan sende bankposteringerne direkte til kassekladden som finansbilag og kunde- eller leverandørbetalinger.

• Smart Pay: Når du betaler leverandørfakturaer gennem Smart Pay, kan du automatisk oprette leverandørbetalinger i kassekladden.

• Integrationer: Forskellige systemer som f.eks. kasse- eller ordresystemer kan være sat op til at oprette posteringer automatisk i din kassekladde.

Inden du begynder at bruge flere af disse funktioner, er det vigtigt at koordinere og planlægger hvordan du vil bruge dem. Vær f.eks. opmærksom på at undgå overlap mellem forskellige workflows, så du ikke får dobbeltbehandlet de samme posteringer. Dette sikrer et præcist og pålideligt regnskab.

Hvis du ikke er sikker på hvilken af vores skabeloner du har brug for, anbefaler vi at du starter med at tage stilling til, hvilke behov du har til bilagshåndtering.

I hver af skabelonerne står der en overskrift og en beskrivelse af arbejdsgangen, som kan inspirere eller give dig et bedre billede af dine behov. Ved at trykke på Bilag Workflowet kan du se hvordan det helt praktisk er sat op, hvor du har mulighed for at lave eventuelle ændringer.

Er du stadig i tvivl om hvilket Bilag Workflow du skal bruge, kan du kontakte e-conomic supporten, som kan hjælpe dig med af finde den rette skabelon, eller skræddersy et helt nyt, der dækker dine specifikke behov.