Afstemning af Periodiseringsrapport

En grund til der kan være en difference mellem din Periodiseringsrapport og Saldobalancen kan være, at ikke alle poster som er en del af summen i Saldobalancen er blevet periodiseret, men at nogle posteringer kan være bogført direkte ind på periodiseringskontoen. At have bogført direkte på din periodiseringskonto er ikke nødvendigvis forkert, men det er vigtigt at vide de ikke bliver regnet med i Periodiseringsrapporten fordi de ikke er periodiseret, hvilket betyder at den rapport vil have en difference ift. Saldobalancen hvor de direkte posteringer er regnet med.

For at kontrollere om posteringer på din periodiseringskonto er blevet periodiseret eller bogført direkte, skal du eksportere en fil med dine bogførte posteringer:

1. Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".
    
2. Tryk på "Eksporter data" i menuen til venstre under "Virksomhed".
    
3. Sæt hak i "Download lister enkeltvis (krypteret)" og tryk på "Send data".
    
4. Tryk på "Posteringer.csv" og åben filen på din computer. Det er lettest at åbne filen i enten Excel eller Google Sheets.
    
5. Sorter filen så kun posteringer bogført på din periodiseringskonto vises, så alle poster på periodiseringskontoen bliver vist, og så skal man holde øje med hvilke der ikke er periodiseret.

OBS. i kolonnen "PosteringType" vil der på en postering som er periodiseret stå "Systempostering" mens der på en direkte postering vil stå f.eks. "Finansbilag" eller en anden posteringstype.

Hvis du har flere periodiseringskonti (Balancekonti) i din kontoplan, er det vigtigt du ikke sammenligner hvad der står på periodiseringskontoen i Saldobalancen, med "Total Rest, beløb" i periodiseringsrapporten. Grunden er at "Total Rest, beløb" viser det samlede beløb for alle konti der er periodiseret i rapportens periode, hvilket ikke giver er korrekt billede af hvad der er blevet periodiseret på de enkelte konti, du sammenligner med i Saldobalancen.

I stedet skal du i Periodiseringsrapporten kigge på tallet under "Rest, beløb" til højre for periodiseringskontoen du sammenligner med i Saldobalancen, som vist på billedet forneden.

Det kan også være en mulighed, at du ved en fejl er kommet til at bruge den samme "realiseringskonto" og "aktivkonto". Dette betyder at du enten benytter din drifts- eller balancekonto til begge roller som resulterer i at pengene flyttes ind og ud af den samme konto, som skaber rod ift. bogføringen. Periodiseringsrapporten vil nemlig korrekt vise hvor meget der er blevet periodiseret, og hvad der står tilbage på kontoen, men saldobalancen vil i stedet kun vise det fulde beløb, da pengene aldrig bliver flyttet fra din "aktivkonto" (balancekontoen) til din "realiseringskonto" (driftskontoen).

Kontroller om "aktivkonto" og din "realiseringskonto" er den samme:

1. Gå til fanen "Regnskab".
    
2. Tryk på "Periodiseringer" i menuen til venstre under "Søgning og lister".
    
3. Vælg periodiseringstypen og skriv bilagsnummeret.
    
4. Tryk på "OK".
    
5. Tryk på "Vis posteringer"

Se om pengene hver måned bliver både debiteret og krediteret på den samme konto, som vist på billedet forneden.

Den sidste af de typiske fejl handler om hvis periodiseringens startdato er sat før posteringens bogføringsdato, hvilket gør det svært at afstemme rapporter fordi aktiveringsposteringen først bliver vist i Saldobalancen efter bogføringsdatoen, mens Periodiseringsrapporten viser det periodiserede beløb fra startdatoen uden at blive påvirket af selve bogføringsdatoen. 

Rapporterne vil stemme overens når beløbet er bogføringsdatoen er passeret, hvilket betyder at bogføringen vil være korrekt med tiden.
Hvis du trækker en Periodiseringsrapport før bogføringsdatoen vil det akkumulerede beløb blive vist korrekt, hvor en Saldobalance ikke kan vise det korrekte akkumulerede beløb før bogføringsdatoen er passeret.

Kontroller om "start dato" er før "bogføringsdato" ved følgende trin:

1. Gå til "Regnskabsfanen"
    
2. Tryk på "Periodiseringer" under "Søgning og lister" i menuen til venstre.
    
3. Vælg periodiseringstypen og skriv bilagsnummeret.
    
4. Tryk på "OK".
    
5. Kontroller om datoen i "Startdato" er før datoen i feltet "Dato".

Hvordan du afstemmer Periodiseringsrapporten med Saldobalancen før bogføringsdatoen:

1. Gå til fanen "Rapporter" og tryk på "Periodseringer" i menuen til venstre under "Søgning og lister", udfyld diverse felter, tryk på "OK" og nedskriv beløbet i "Total rest, beløbet".
    
2. Tryk nu på "Saldobalance" i menuen til venstre, udfyld diverse felter og tryk på "OK". 
    
3. Tryk på periodseringskontoen for at åbne dets kontokort, og nedskriv beløbet der står under "Saldo" til højre for bilagsnummeret som tilhører den bagudperiodiserede postering.
    
4. Gå nu til fanen Regnskab, og tryk på "Periodiseringer" i menuen til venstre.
   udfyld afgrænsningsmulighederne så du får den korrekte periodisering vist. Hvis du f.eks. afstemmer juli måned, skal du vælge "Til startdato: 31.07.24" og "Fra dato: 01.08.24".
   Så "Til startdato" skal altså være sidste dag i den måned du forsøger at afstemme, og "Fra dato" skal være næstkommende dag.
    
5. Tryk på "OK". 
    
6. Til sidst tager du beløbet som fremgår i rapporten og trækker beløbet fra "Saldo" i Saldobalancen fra, hvorefter du har tallet som skal afstemmes med beløbet i Periodiseringsrapporten.