Beskrivelse af dine bogføringsprocedurer

Kravet til beskrivelsen skal efterleves i din virksomheds førstkommende regnskabsår - efter den 1. oktober 2022. Det betyder, at hvis du - som de fleste virksomheder - har et regnskabsår, der følger kalenderåret, så skal beskrivelsen senest være klar den 1. januar 2023. Du kan i forbindelse med en eventuel kontrol fra Erhvervsstyrelsen blive bedt om at udlevere din beskrivelse.

Vi ved godt, at det kan være svært at gennemskue, hvordan du helt præcis skal udarbejde en korrekt beskrivelse af bogføringsprocedurerne i din virksomhed. Derfor vil vi i denne artikel gennemgå, hvad din beskrivelse som minimum skal indeholde for, at den lever op til kravene i bogføringsloven. Du kan også hente vores gratis skabelon til beskrivelsen, her. 

Det er dog vigtigt at understrege, at artiklen blot er vejledende. Alle virksomheder er forskellige, og i e-conomic tager vi ikke ansvar for din endelige udarbejdelse af beskrivelsen. Afhængigt af kompleksiteten af din virksomhed kan der nemlig være mere detaljerede krav til beskrivelsen end dem vi lister op her. Hvis du er i tvivl om det gør sig gældende for dig anbefaler vi, at du tager fat i en bogholder/revisor og får hjælp.

Først og fremmest skal din beskrivelse indeholde en række overordnede oplysninger, som vi har listet i punktform nedenfor.

• Din virksomheds navn
• Din virksomheds CVR-nummer
• Dato for, hvornår beskrivelsen er udarbejdet 
• Dato for, hvornår beskrivelsen senest er ajourført 
• Hvilke personer, der er ansvarlige for beskrivelsen
• Hvilket bogføringssystem, du bruger (fx e-conomic)

Foruden ovenstående punkter, så skal du i din beskrivelse uddybe:

Hvilken kontoplan, du anvender

Der er forskel på kontoplaner og derfor skal du i din beskrivelse specificere, hvilken type kontoplan du anvender i din virksomhed.  

Hvis du bruger en anden kontoplan - fx din egen kontoplan, en kontoplan du har hentet fra en anden udbyder eller en kontoplan skræddersyet specifikt til din virksomhed, så skal det angives. Er sidstnævnte tilfældet skal du vedlægge kontoplanen som skabelon.

Hvordan du registrerer de mest hyppige transaktioner i din bogføring

Du skal også kort beskrive de transaktioner, der er gennemgående for dit regnskab og den forventede frekvens af disse transaktioner. Med andre ord: hvor ofte forventer du, at dine mest hyppige og tilbagevendende transaktioner registreres i dit regnskab? Eksempler på hyppige og tilbagevende transaktioner kan være:

• Kontantsalg, fx dagligt
• Salg på kredit, fx få gange om ugen 
• Lønudbetaling, fx månedligt 
• Beregninger af afskrivninger, fx halvårligt eller årligt

Herudover skal du beskrive, hvordan du bogfører din virksomheds mest gennemgående transaktioner. Det kan fx være, at kontantsalg er din mest hyppige og tilbagevendende transaktion. Er det tilfældet skal det her beskrives, hvilken fremgangsmåde I har for at bogføre jeres kontantsalg. Du kan finde en beskrivelse af fremgangsmåden på bogføring af kontantsalg i e-conomic, her.

Hvordan du afstemmer bogføringen

Herudover skal du beskrive, hvor ofte og hvordan du afstemmer de løbende registreringer, og hvilke poster og beholdninger, der er omfattet af afstemningen. Du kan læse mere om, hvordan du afstemmer dit regnskab i e-conomic, her.

For størstedelen af virksomheder vil der som minimum være behov for, at der løbende laves bankafstemninger. Her skal du beskrive, hvilke konti i bogføringen, der afstemmes op imod din bankkonti, hvor ofte der afstemmes og om det sker manuelt - ved at du sammenholder en udskrift fra bogføringen med en udskrift fra din netbank -  eller om du lader e-conomic gøre det for dig automatisk. 

Hvordan du opbevarer dit regnskabsmateriale 

I din beskrivelse skal du også redegøre for, hvordan du opbevarer dit regnskabsmateriale. Opbevarer du dit regnskabsmateriale i e-conomic, så skal du i din beskrivelse oplyse, at dit regnskabsmateriale opbevares via en cloudløsning, der hostes af e-conomic. 

Hvis du opbevarer dit regnskabsmateriale fysisk skal du oplyse den fysiske adresse, hvor materialet er opbevaret. Du bør dog være opmærksom på, at bogføringsloven stiller krav til, at du i fremtiden opbevarer alt dit regnskabsmateriale digitalt. Du kan læse mere om, hvornår kravet om digital bogføring gælder for dig, her. 

Hvordan du sikrer en betryggende opbevaring af dit regnskabsmateriale

Det skal også fremgå af beskrivelsen, hvad I som virksomhed gør for at sikre, at jeres regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i mindst 5 år. Her skal det beskrives, hvordan I sikrer, at uvedkommende ikke får adgang til materialet, at materialet beskyttes mod bortskaffelse, ødelæggelse og ændringer. 

Hvordan du stiller dit regnskabsmateriale til rådighed for fx myndigheder

Til sidst skal det beskrives, hvordan du sikrer, at dit regnskabsmateriale hurtigt findes frem og stilles til rådighed for fx myndighederne ved kontrol. Hvis du opbevarer materialet digitalt skal det beskrives, hvordan det - hvis nødvendigt - konverteres til et læsevenligt format - fx en CSV-fil eller en PDF. Læs her, hvordan du eksporterer dine data i e-conomic. Det skal også beskrives, hvis du fx har nummereret dine bilag - hvilket sker automatisk i e-conomic - så det er nemt for myndighederne at følge kontrolsporet. 

Har du bogføringsopgaver, der varetages eksternt? 

Hvis du har en ekstern revisor eller bogholder tilknyttet din virksomhed, er du dog ikke helt færdig med beskrivelsen endnu. Du skal nemlig beskrive, hvilke specifikke opgaver, der varetages af din revisor/bogholder. Herudover skal du inkludere CVR-nummeret på din revisor/bogholder i beskrivelsen.