Abonnementsvilkår for e-conomic

Definitioner

Administrator: En virksomhed der har rettighed til at administrere en eller flere Aftaler på vegne af en bogføringspligtig virksomhed gennem et Administratormodul. Dette kan eksempelvis være en ekstern revisor og/eller bogholder eller en administrator for en gruppe af aftaler.

Administratormodul: Et modul hvorigennem en Administrator har mulighed for at administrere og tilgå tilknyttede Aftaler, håndtere betaling på vegne af Den Bogføringspligtige m.m.

Aftale: Enhver aftale der oprettes i e-conomic inklusiv Administratormoduler.

Applikation: Regnskabsprogrammet e-conomic inklusiv eventuelle tillægsmoduler, som udbydes af e-conomic direkte. 

Applikationsdata: Data som bearbejdes i Applikationen såsom kundedatabaser, posteringer, fakturaer og andre former for produktionsdata og dokumenter.

Anonymisering: Anonymisering af Personoplysninger i Applikationen.  

Arkivlicens: En licenstype som giver Den Bogføringspligtige mulighed for at opbevare sit regnskabsmateriale i 5 år fra ophør af en Aftale med henblik på at opfylde sin opbevaringsforpligtigelse i Bogføringsloven.  

Den Bogføringspligtige: Den virksomhed hvis regnskab behandles i e-conomic. 

Brugeren: Enhver person oprettet af Den Bogføringspligtige eller Administratoren, som med sine loginoplysninger anvender Applikationen. 

Brugsdata: En type data der genereres ved brug af Applikationen. Brugsdata omfatter blandt andet teknisk information og trafikinformation (operativsystem, browsertype, tastatursprog, IP-adresse og lignende) og aggregeret Applikations- eller brugergenereret data (varighed af session, tilbagemeldinger, antal indsendte fakturaer, bogføringsår oprettet og lignende).

Dataansvarlig: Det organ der afgør til hvilke formål, og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.

Databehandler: Det organ der behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

Demoaftale: En Aftale som giver 14-dages gratis adgang til Applikationen.

Personoplysninger: Enhver information der kan henføres til en identificeret person, eller data der direkte eller indirekte kan identificere en person.

Superbruger: En brugertype som har flere rettigheder end den almindelige Bruger, herunder rettigheder til at ændre grundindstillinger i Aftalen og eksportere data m.m.

1. Accept af vilkår

1.1 Nærværende vilkår (herefter “Vilkår”) accepteres, idet der oprettes en Aftale eller en Demoaftale, ved at anvende Applikationen eller ved på anden måde at tilkendegive accept heraf.

1.2 Applikationen er en business to business service, som udbydes af Visma e-conomic A/S, CVR-nummer: 29403473, Gærtorvet 1-5, 1799 København V (herefter "e-conomic").

1.3 Oprettelse af en Aftale kan udelukkende ske af personer, som har den fornødne bemyndigelse. Det påhviler henholdsvis Den Bogføringspligtige eller Administrator at holde alle stamoplysninger (CVR-nummer, navn, adresse m.fl.) i Applikationen opdateret.

1.4 Brugeren skal til enhver tid være orienteret omkring indholdet af disse Vilkår og anvende Applikationen i overensstemmelse hermed.

2. Aftalens varighed og fakturering

2.1 Aftalen træder i kraft ved bestilling og løber indtil den opsiges i overensstemmelse med disse Vilkår. Demoaftaler udløber automatisk efter 14 dage, medmindre de opgraderes til en betalt pakke.

2.2 Efter bestilling af en Aftale gælder 14 dages fortrydelsesret.

2.3 Første faktureringsperiode løber fra bestillingsdatoen til udgangen af et kvartal. Herefter faktureres kvartalsvis forud, medmindre andet er aftalt.

3. Aftalens omfang og anvendelse 

3.1 Applikationen leveres som “software as a service” og stilles til rådighed, som den er. Ved anvendelse af Applikationen opnås en ikke-eksklusiv adgang, og i intet tilfælde erhverves Applikationen eller kopi heraf. 

3.2 e-conomic forbeholder sig retten til at udlevere bogføringsmateriale til Den Bogføringspligtiges tegningsberettigede, uagtet aftalestruktur, så længe Aftalen er aktiv. 

3.3 Aftalens aktuelle posteringsniveau beregnes ud fra antal posteringer i såvel nuværende som øvrige regnskabsår, og posteringsniveauet opgraderes automatisk i tilfælde af, at posteringsgrænsen overskrides. Betaleren af Aftalen vil blive orienteret om opgraderingen og den nye pris, som har virkning fra det øjeblik, hvor posteringsgrænsen overskrides.

3.4 I selve Applikationen eller på e-conomics hjemmeside findes en oversigt over pakker og tillægsmoduler. For enkelte funktioner, ydelser og tillægsmoduler kan der være tilknyttet selvstændige betingelser, der skal accepteres i tillæg til disse Vilkår, før de kan anvendes. 

3.5 e-conomic har ret til at ændre sammensætningen og indholdet af pakker og tillægsmoduler med en måneds varsel til udgangen af et kvartal. 

3.6 Loginoplysninger til en Aftale er unikke og må kun bruges af én individuel Bruger. Et brud på denne bestemmelse anses for væsentlig misligholdelse. 

3.7 Den Bogføringspligtige skal til enhver tid være Superbruger på Aftalen, når denne har adgang til Aftalen.

3.8 Adgangen til et Administratormodul må på intet tidspunkt deles med Den Bogføringspligtige. Et brud på denne bestemmelse anses for væsentlig misligholdelse.

3.9 Med undtagelse af det der fremgår af punkt 4.5, kan Aftalen ikke overdrages til tredjemand. 

3.10 Applikationen må på intet tidspunkt blive anvendt på en måde, som kan skade e-conomics navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

4. Priser og betalingsbetingelser

4.1 Betalingsbetingelser er 8 dage netto fra fakturadato.

4.2 Betales der ikke rettidigt for Aftalen, sendes rykker 1 uden gebyr 7 dage efter fakturaens forfaldsdato. Betales der fortsat ikke for Aftalen, sendes 10 dage senere rykker 2 med et gebyr på DKK 150,00. Såfremt betaling stadig ikke er modtaget inden 7 dage efter rykker 2, spærres adgangen til Applikationen. Adgangen til Applikationen åbnes igen efter modtaget betaling, medmindre e-conomic forinden har ophævet Aftalen.

4.3 Fakturaer og rykkere sendes til den faktura-mail, som er angivet i Applikationen. Levering anses for sket, når de er afsendt af e-conomic.

4.4 De til enhver tid gældende priser kan findes på e-conomics hjemmeside og kan ændres med en måneds varsel til udgangen af et kvartal. Alle priser er ekskl. moms. 

4.5 e-conomic understøtter muligheden for at en Administrator, der er tilknyttet Den Bogføringspligtiges Aftale via Adminstratormodulet, kan overtage betalingsforpligtelsen for Aftalen. En sådan overtagelse kræver altid accept fra den hidtidige betaler. Administratoren og Den Bogføringspligtige er indforstået med, at Administratoren i forbindelse med overtagelse af betalingsforpligtelsen ligeledes overtager rettigheder til at ændre pakke, tilkøbe tillægsydelser, oprette og framelde Brugere og opsige Aftalen (herunder eventuelt tilkøbe en Arkivlicens). Ved overdragelse af betalingsforpligtelsen til en Administrator mister Den Bogføringspligtige således de ovenstående oplistede rettigheder, som er forbeholdt den betalende part. Den Bogføringspligtige er dog fortsat Dataansvarlig, så længe denne har adgang til Aftalen.

5. Applikationsdata

5.1 Den Bogføringspligtige er Dataansvarlig for Applikationsdata med undtagelse af de tilfælde, hvor Den Bogføringspligtige ikke har adgang til Aftalen. I sidstnævnte tilfælde er Administratoren Dataansvarlig. Der henvises i denne forbindelse til den separat indgåede databehandleraftale (herefter "Databehandleraftale") for så vidt angår yderligere betingelser for behandling af Personoplysninger.

5.2 Punkt 5.1 finder ikke anvendelse i forhold til Personoplysninger behandlet af Administratoren i selve Administratormodulet. I dette tilfælde er Administratoren Dataansvarlig.

5.3 e-conomic kan benytte Applikationsdata til at vedligeholde, tilbyde, prissætte og udvikle Applikationen. I forhold til udvikling fokuseres der på at udvikle økonomistyrings-tjenester i eller tilknyttet Applikationen.

5.4 e-conomic kan i forbindelse med at levere Applikationen dele Applikationsdata med andre selskaber i Visma-gruppen under samme vilkår og begrænsninger som beskrevet i disse Vilkår og i overensstemmelse med Databehandleraftalen.

5.5 Efter Aftalens ophør er e-conomic berettiget til at behandle Applikationsdata som beskrevet i 5.3 og 5.4 i Anonymiseret form. 

5.6 e-conomic kan give tredjemand og myndigheder adgang til Applikationsdata, dog kun i overensstemmelse med den relevante lovgivning, i forbindelse med dom, myndighedskrav, konkurs, afgåelse ved døden eller lignende.

6. Brugsdata

6.1 e-conomic er Dataansvarlig, for så vidt angår Brugsdata, i det omfang det indeholder Personoplysninger (f.eks. CVR-nummer). Læs mere om hvordan e-conomic behandler Personoplysninger i e-conomics Privatlivspolitik.

6.2 e-conomic kan benytte Brugsdata til statistik og analyse af Applikationen.

6.3 I det omfang et CVR-nummer er knyttet til Personoplysninger, behandler e-conomic sådanne Personoplysninger til statistik og analyse af Applikationen i rollen som Dataansvarlig. Sådanne statistikker kan kombineres med offentligt tilgængelig data, Brugsdata og Applikationsdata. Efter Aftalens ophør vil Applikationsdata være Anonymiseret.

7. Håndtering af elektroniske dokumenter

7.1 Ved indgåelse af disse Vilkår er e-conomic bemyndiget til at acceptere vilkår for relevante serviceudbydere, som tilbyder infrastruktur til elektronisk dokumenthåndtering og lade Den Bogføringspligtige registrere hos sådanne udbydere. Dette inkluderer bemyndigelse til at registrere Den Bogføringspligtige i Nemhandelsregistret og acceptere de Generelle Betingelser for Anvendelse af Nemhandelsregisteret. 

7.2 Ved registrering hos relevante serviceudbydere, herunder Nemhandelsregisteret, bliver Den Bogføringspligtiges evne til at modtage elektroniske dokumenter tilgængelig for andre afsendere, modtagere og serviceudbydere. 

7.3 Ved afsendelse af elektroniske dokumenter er e-conomic ikke ansvarlig for fejl i modtagerens system og kan ikke garantere en tidsfrist for modtagelsen af dokumentet hos modtageren.

7.4 Ved ophør af Aftalen afregistrerer e-conomic automatisk Applikationen, som modtager af Den Bogføringspligtiges elektroniske dokumenter fra relevante serviceudbydere.

8. Driftsstabilitet

8.1 e-conomic tilstræber højst mulig driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for e-conomics kontrol. Herved forstås bl.a. strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende. Applikationen og servicen leveres, som den er og forefindes, og e-conomic fraskriver sig enhver garanti, tilsikring, indeståelse, anprisning eller andre vilkår, uanset direkte eller indirekte.

8.2 I tilfælde af nedbrud eller forstyrrelser tilstræber e-conomic sig på at genskabe normal drift hurtigst muligt.

8.3 Planlagte afbrydelser vil fortrinsvis blive placeret i tidsrummet kl. 21.00-06.00 CET. Skulle det blive nødvendigt at afbryde adgangen til Applikationen uden for det anførte tidsrum, vil dette blive varslet forinden i videst muligt omfang.

9. Ophør

9.1. Opsigelse af Aftalen, nedgradering af pakke og/eller fravalg af tillægsmoduler skal ske direkte gennem Applikationen med effekt fra udgangen af et kvartal (medmindre andet fremgår af beskrivelsen eller vilkårene for den specifikke ydelse). 

9.2 e-conomic kan opsige aftaleforholdet med 6 måneders varsel til udgangen af et kvartal, eller uden varsel, hvis disse Vilkår væsentligt misligholdes samt i tilfælde af konkurs eller insolvens hos enten Den Bogføringspligtige eller Administrator. 

9.3 e-conomic forbeholder sig retten til at slette Applikationsdata efter Aftalens ophør uanset årsagen hertil, og e-conomic har ingen forpligtelser til at udlevere Applikationsdata efter Aftalens ophør.

9.4 e-conomic tilbyder en Arkivlicens i forbindelse med ophør af Aftalen, hvorved e-conomic opbevarer regnskabsdata digitalt i 5 år efter ophør af Aftalen. En Arkivlicens skal bestilles inden Aftalens ophør. Arkivlicensen træder i kraft ved næstkommende kvartal efter ophør af Aftalen.

9.5 Applikationen giver mulighed for at eksportere udvalgt data. Eksport skal gennemføres inden Aftalens ophør. I tilfælde af at Aftalen udløber eller opsiges, skal e-conomic, hvor rimeligt og kommercielt forsvarligt, tilsigte at give en periode på 10 dage efter ophør, hvor eksportfunktionen kan anvendes. 

9.6 e-conomic er berettiget til at ophæve en Aftale, der har været inaktiv i mere end 18 måneder med 1 måneds varsel. Inaktitivtet dækker over manglende login på Aftalen. Dette gælder ikke for Arkivlicenser.

10. Ændringer

10.1 e-conomic er berettiget til løbende at foretage opdateringer og forbedringer af Applikationen samt ændre i opbygningen af Applikationen. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel og kan påvirke services, herunder informationer og data uploadet til eller afgivet af Applikationen.

11. Immaterielle rettigheder

11.1 Applikationen og information der afgives fra Applikationen, undtagen Applikationsdata, er beskyttet af ophavsret og andre immaterielle rettigheder og tilhører eller er licenseret til e-conomic. Individuelt udarbejdet programmel tilhører ligeledes e-conomic, medmindre andet skriftligt er aftalt. e-conomic skal orienteres om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af e-conomics immaterielle rettigheder eller uautoriseret brug af Applikationen, man som Bruger får kendskab til.

11.2 På intet tidspunkt vil der ske en overdragelse af e-conomics immaterielle rettigheder til Den Bogføringspligtige eller Administrator.

11.3 I forhold til materiale der uploades til Applikationen, tildeles e-conomic og dennes leverandører en tilladelse og global licens, der er tilstrækkelig til, at e-conomic forsvarligt kan afvikle og drifte Applikationen og opfylde sine forpligtelser. Materiale som uploades til Applikationen eller deles med e-conomic, må på intet tidspunkt krænke tredjemands rettigheder eller indeholde elementer, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering. e-conomic skal skadesløsholdes for ethvert tab i forbindelse med denne bestemmelse.

12. Overdragelse

12.1 e-conomic har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser til tredjemand eller et koncernforbundet selskab.

13. e-conomics ansvar

13.1 e-conomic fraskriver sig ethvert ansvar i relation til disse Vilkår, services eller brug af Applikationen, uanset om dette opstår i kontrakt eller uden for kontrakt, herunder for driftstab, følgeskader eller andre indirekte tab, tab af data, tab begrundet i produktansvar eller tab, der er opstået som følge af simpel uagtsomhed.

13.2 e-conomic er ikke ansvarlig for de tredjepartsløsninger, der er tilgængelige og/eller integreres med Applikationen. Dette omfatter blandt andet integrationer, som tilføjes til Applikationen. e-conomic kan således ikke holdes ansvarlig for rigtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten og pålideligheden af informationerne og heller ikke resultaterne, som opnås gennem disse tredjepartsløsninger. Tilsvarende kan e-conomic ikke holdes ansvarlig for tredjepartsløsningernes tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet, herunder for mulige skader og/eller tab forårsaget af tredjepartsløsninger. Det påhviler den, der vil gøre et krav gældende, at føre bevis for, at et lidt tab ikke kan tilskrives tredjepartsløsninger.

13.3 e-conomic kan ikke holdes ansvarlig for handlinger foretaget af Brugere eller Administratorer, der er tilknyttet en Aftale. 

13.4 Uanset typen af tab eller ansvarsgrundlaget er e-conomics samlede ansvar beløbsmæssigt begrænset til den samlede betaling for Aftalen i 12 måneder før det ansvarspådragende forholds indtræden, dog i alle tilfælde maksimalt DKK 10.000. e-conomic skal friholdes for produktansvarsskader, tredjemandstab og øvrige krav fra tredjemand, som følger af brugen af Applikationen.

14. Skadesløsholdelse

14.1 e-conomic skal skadesløsholdes mod ethvert krav eller tab, der skyldes produktansvar, tab hos tredjeparter eller ansvar for tredjeparter, i det omfang det hidrører fra brugen af Applikationen.

15. Tavshedspligt

15.1 e-conomic har tavshedspligt om alle informationer, e-conomic måtte komme i besiddelse af, dog med undtagelse af punkt 5.6.

16. Vilkårsændringer

16.1 e-conomic er berettiget til at ændre disse Vilkår i enhver henseende. De til enhver tid gældende Vilkår vil være tilgængelige på e-conomics hjemmeside. e-conomic tilsigter at give rimeligt varsel (1 måned) i forbindelse med enhver ændring. Ændringer varsles via email. Brug af Applikationen efter en ændring af disse Vilkår udgør en accept af sådanne ændrede Vilkår.

17. Tvister

17.1 Disse Vilkår er undergivet dansk ret og enhver tvist, der udspringer af aftaleforholdet, herunder disse Vilkår, skal anlægges ved Byretten i København.

18. Gyldighed

18.1 Disse Vilkår er gyldige fra d. 1. januar 2024 og erstatter tidligere vilkår.