e-copedia hjælpecenter

Lovkrav og anvendelse af skabelon i e-conomic

Bogføringsloven stiller krav om, at virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. Formålet med beskrivelsen er at dokumentere, hvordan virksomheden løbende registrerer transaktioner så nøjagtigt som muligt, hvordan regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis, og hvem i virksomheden der er ansvarlig for disse processer.

Virksomheder er undtaget kravet, hvis de tilhører regnskabsklasse A og samtidig har en nettoomsætning, der ikke overstiger 300.000 kr. i to efterfølgende år. Hvis du er usikker på, hvilken regnskabsklasse din virksomhed tilhører, kan du læse mere, her.

Kravet til beskrivelsen skal efterleves i virksomhedens førstkommende regnskabsår efter den 1. oktober 2022. Hvis din virksomhed følger kalenderåret, skal beskrivelsen senest være klar den 1. januar 2023. Erhvervsstyrelsen kan i forbindelse med en eventuel kontrol bede om at få udleveret beskrivelsen.

Som bruger af e-conomic har du mulighed for at opbevare din beskrivelse af bogføringsprocedurer direkte i programmet. Du skal trykke på det orange tandhjul i applikationen, vælge “Alle indstillinger”, og herefter “Stamoplysninger”. I bunden af siden finder du overskriften "Bogføringsprocedurer", som er en skabelon til beskrivelsen.

Du kan tilpasse skabelonen til din egen virksomhed ved at trykke på "Rediger", men du skal huske at gemme de ændringer, du laver.

Denne artikel gennemgår, hvad din beskrivelse som minimum skal indeholde for at leve op til kravene i bogføringsloven. Du kan også hente vores gratis skabelon til din beskrivelse og blive hjulpet godt på vej, her.

Det er vigtigt at understrege, at denne artikel blot er vejledende. Alle virksomheder er forskellige, og i e-conomic tages der ikke ansvar for din endelige udarbejdelse af beskrivelsen. Afhængigt af kompleksiteten af din virksomhed kan der være mere detaljerede krav til beskrivelsen end dem, der er listet her. Hvis du er i tvivl om de detaljerede krav, anbefales det at tage fat i en bogholder/revisor for at få hjælp.

Minimumskrav til beskrivelsens indhold

Din beskrivelse af bogføringsprocedurer skal som minimum dække fire overordnede områder: virksomheds- og systemoplysninger, valg af kontoplan og transaktionsregistrering, afstemning og sikker opbevaring, samt tilgængeliggørelse for myndigheder og eksterne opgaver.

Overordnede virksomheds- og systemoplysninger

Beskrivelsen skal indeholde følgende overordnede oplysninger:

• Din virksomheds navn

• Din virksomheds CVR-nummer

• Dato for, hvornår beskrivelsen er udarbejdet

• Dato for, hvornår beskrivelsen senest er ajourført

• Hvilke personer, der er ansvarlige for beskrivelsen

• Hvilket bogføringssystem, du bruger (fx e-conomic)

Kontoplan og registrering af transaktioner

Din beskrivelse skal specificere, hvilken kontoplan du anvender i din virksomhed.

Hvis du bruger en standardkontoplan fra e-conomic, skal du angive, at kontoplanen kommer fra e-conomic’s regnskabsprogram.

Hvis du bruger en anden kontoplan – fx din egen, en hentet fra en anden udbyder, eller en skræddersyet til virksomheden – skal dette angives. Er der tale om en skræddersyet kontoplan, skal du vedlægge kontoplanen som skabelon.

Beskrivelsen skal også kort beskrive de transaktioner, der er gennemgående for dit regnskab, og den forventede frekvens af disse transaktioner. Med andre ord: hvor ofte forventer du, at dine mest hyppige og tilbagevendende transaktioner registreres i dit regnskab? Eksempler på hyppige og tilbagevendende transaktioner kan være:

• Kontantsalg, fx dagligt

• Salg på kredit, fx få gange om ugen

• Lønudbetaling, fx månedligt

• Beregninger af afskrivninger, fx halvårligt eller årligt

Herudover skal du beskrive, hvordan du bogfører din virksomheds mest gennemgående transaktioner. Hvis kontantsalg er den mest hyppige transaktion, skal fremgangsmåden for at bogføre kontantsalget beskrives.

Afstemning og sikker opbevaring af regnskabsmateriale

Du skal beskrive, hvor ofte og hvordan du afstemmer de løbende registreringer, og hvilke poster og beholdninger der er omfattet af afstemningen.

For størstedelen af virksomheder er der behov for, at der som minimum laves løbende bankafstemninger. I beskrivelsen skal du angive, hvilke konti i bogføringen der afstemmes op imod din bankkonti, hvor ofte der afstemmes, og om afstemningen sker manuelt (ved at sammenholde en udskrift fra bogføringen med en udskrift fra din netbank) eller automatisk.

Når du bruger e-conomic, kan du via Smart Bank funktionen nemt forbinde din bank med dit regnskab og lave en automatisk bankafstemning.

I din beskrivelse skal du redegøre for, hvordan du opbevarer dit regnskabsmateriale. Hvis du opbevarer regnskabsmaterialet i e-conomic, skal du oplyse, at det opbevares via en cloudløsning, der hostes af e-conomic.

Hvis du opbevarer dit regnskabsmateriale fysisk, skal du oplyse den fysiske adresse, hvor materialet er opbevaret. Du bør være opmærksom på, at bogføringsloven stiller krav til, at du i fremtiden opbevarer alt dit regnskabsmateriale digitalt. Du kan læse mere om, hvornår kravet om digital bogføring gælder for dig, her.

Det skal også fremgå af beskrivelsen, hvad I som virksomhed gør for at sikre, at jeres regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i mindst 5 år. Her skal det beskrives, hvordan I sikrer, at uvedkommende ikke får adgang til materialet, og at materialet beskyttes mod bortskaffelse, ødelæggelse og ændringer.

Med e-conomic bliver dine regnskabsdata gemt i henhold til de regler, der er beskrevet i bogføringsloven. e-conomic gemmer dine data automatisk og tager back-up hvert kvarter, hvilket sikrer, at data opbevares sikkert i 5 år. Hvis du opsiger din aftale hos e-conomic, kan vi hjælpe dig med en arkivlicens, så du stadig har adgang til dine gemte regnskabsdata. Du kan læse mere om sikkerheden i e-conomic, her.

Tilgængeliggørelse for myndigheder og eksterne opgaver

Til sidst skal det beskrives, hvordan du sikrer, at dit regnskabsmateriale hurtigt findes frem og stilles til rådighed for fx myndighederne ved kontrol.

Hvis du opbevarer materialet digitalt, skal du beskrive, hvordan det – hvis nødvendigt – konverteres til et læsevenligt format, fx en CSV-fil eller en PDF.

Det skal også beskrives, hvis du fx har nummereret dine bilag - hvilket sker automatisk i e-conomic - så det er nemt for myndighederne at følge kontrolsporet.

Hvis du har en ekstern revisor eller bogholder tilknyttet din virksomhed, skal du beskrive, hvilke specifikke opgaver der varetages af revisoren/bogholderen. Herudover skal du inkludere CVR-nummeret på din revisor/bogholder i beskrivelsen.